Introduction à Cobalt

“Tableau de bord" vous donne une vue d’ensemble sur vos opérations. Les composantes graphiques vous fourniront un meilleur aperçu de la qualité et la diffusion de vos processus de réponse aux incidents. 

Vous aimeriez voir une composante graphique supplémentaire ? Envoyez-nous un courriel à [email protected].

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“Documents" regroupe l’ensemble de vos informations critiques. Vous y trouverez notamment vos plans de continuité, vos protocoles, vos politiques de sécurité, ainsi que d’autres documents. 

“Documents" est également l’endroit où vous pouvez gérer l’accès à l’information critique. Vous serez en mesure d’y télécharger, éditer, partager et stocker tous vos documents. 

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“Notifications" vous permet de créer et envoyer des notifications de masse à vos parties prenantes afin de les informer des évènements. Cette fonction vous permet également d’avoir un aperçu des notifications envoyées à l’aide de statuts de réponse à jour, confirmations et réponses SMS. 

Envoyer:

Créez et Envoyez des notifications de masse en quelques secondes.

Statut:

Suivez les statuts de réponse des notifications envoyées. 

Gabarits:

Créez et Envoyez des notifications de masse à partir de gabarits.

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“Stratégies" vous aide à planifier vos incidents. Cette fonction vous permet de créer et gérer l’ensemble de vos processus de réponse aux incidents, par l’utilisation de scénarios (diagrammes d’exécution). La création et la planification de ces scénarios est facile et intuitive. 

Détails de la stratégie :

Aidez votre équipe à comprendre l'incident à l'aide d'informations utiles telles que le nom et la description. Cet onglet vous permet de gérer le lancement (exécution de l'incident au moment de l'alerte, ou suite à une demande d'approbation), d'y attacher des notifications de masse, ainsi que de gérer l'accès à des groupes et des individus précis. 

Questionnaire de lancement :

Assurez-vous d'obtenir le plus de détails possible dès le lancement de l'alerte à l'aide d'un questionnaire, afin d'accélérer le processus de réponse. 

Équipe:

Assignez les membres de votre équipe à des rôles précis au sein de votre stratégie, pour faciliter la transition des tâches d'un membre à un autre. 

Diagramme d’exécution:

Créez un scénario afin d’assurer que tous répondent à l’incident adéquatement. Utilisez le diagramme d’exécution pour répartir les tâches parmi les répondants.  

Il existe 5 types de tâches: “Instruction", “Confirmation", “Action", “Entrée", “Déclenchement". 

Instruction:

Ce type de tâche peut être utilisé pour fournir de l'information à vos employés, sans attendre de retour. 

Confirmation:

Ce type de tâche vous permet de poser au répondant une question fermée, dont il peut fournir une confirmation.

Action:

Ce type de tâche vous permet de suivre la progression des actions envoyées aux répondants. Chaque répondant peut renvoyer un statut au fur et à mesure de l'évolution de la tâche (Commencer, En Pause, Continuer, Terminer).

Entrée:

Ce type de tâche vous permet de recueillir davantage d'informations sur les évènements. Le répondant peut utiliser le champ de réponse pour vous envoyer de l'information. 

Déclenchement:

Ce type de tâche vous permet de déclencher un nouveau scénario en parallèle avec le processus actuel, selon des conditions pré-établies. 

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“Centre de Commande" vous donne un aperçu des incidents en cours. Vous y trouverez des informations pertinentes, dont les alertes en cours (incluant les questionnaires de réponse), les répondants actifs, le lieu des évènements, la progression de l’incident, les confirmations et réponses, et plus encore. 

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“Mes Actions" vous permet de répondre aux incidents en temps réel. Vous pourrez y alerter le “Centre de Commande" d’un problème, ainsi que voir les actions qui vous ont été attribuées. 

Répondre:

Voyez toutes les tâches qui vous ont été assignées pour la résolution de l'incident.

Alerter:

Déclenchez une alerte afin d'informer votre organisation d'un problème qui doit être pris en charge rapidement.

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“Localisation" est une interface pratique permettant de suivre les patrouilles facilement à l’aide d’une carte géographique. 

Temps réel:

Assurez la sécurité de vos agents lorsqu'ils sont en patrouille, en consultant leur position sur la carte (via localisation GPS).

Historique:

Les rapports automatisés de Cobalt vous indiquent les routes détaillées ainsi que les déviations prises par rapport aux routes planifiées. 

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“Rapports" vous informe de tous les détails sur les incidents, patrouilles et conversations lancées dans Cobalt. 

Évènements:

Les rapports sur les incidents vous fournissent des données détaillées sur chacune des alertes lancées (lieu de l'évènement, exécution des tâches, et plus encore). 

Patrouilles:

Les rapports sur localisation vous offrent des informations détaillées sur chacune des patrouilles exécutées (agents, routes, photos envoyées, et plus encore). 

Chaînes:

Les rapports sur la messagerie regroupent tous les messages envoyés dans chacune des chaînes ayant été créées. (Vous trouverez également les chaînes créées pour des incidents spécifiques dans la section “Évènements"; ainsi que les chaînes créées pour des patrouilles spécifiques dans la section “Patrouilles"). 

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“Messaging" rassemble tous les répondants autour d’une seule et même conversation. Cela vous permet de partager en temps réel des informations et insights sur les évènements. 

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Configurez votre compte et soyez prêt à amener vos plans de réponse aux incidents à un tout autre niveau. 

Général

Utilisateurs et accès:

Gérez les accès utilisateurs. 

*Un utilisateur est différent d'un contact : un utilisateur peut utiliser Cobalt (un utilisateur peut également être un contact).

Organisation

Contacts:

Créez une liste regroupant l'ensemble de vos parties prenantes (employés, clients, etc.), pour vous permettre de les notifier lorsque nécessaire. 

*Un contact est différent d'un utilisateur: un contact peut uniquement recevoir des messages par SMS, message vocal (appel) ou courriel, mais n'a pas accès à Cobalt. 

Rôles d'accès:

Gérez l'accès de vos utilisateurs en définissant des rôles au sein de Cobalt (ex. admin, utilisateurs de base, utilisateurs affaires, répondants entreprise, alerteurs enterprise, etc.). 

Groupes:

Regroupez vos employés par groupe au sein de Cobalt (Sécurité, Mesures d'urgence, Ressources Humaines, Communications, Opérations, etc.).

Adresses:

Créez une adresse pour chacun de vos établissements. 

Localisation

Agents:

Créez une liste regroupant tous les employés (agents) pouvant être affectés sur le terrain. 

Clients:

Créez une liste de tous les clients pour lesquels vos employés (agents) feront des patrouilles. 

Tags:

Dessinez sur la carte un parcours à l'aide de tags. 

Parcours:

Créez les parcours pour vos agents de sécurité. 

Stratégies

Groupes de stratégies:

Catégorisez vos stratégies à l'aide de groupes. 

Rôles d'équipe:

Utilisez les rôles d'équipe lors de la construction de vos scénarios de réponse, afin d'éviter d'avoir à modifier vos scénarios si un employé quitte l'organisation. En définissant des rôles d'équipe dans Cobalt (ex. capitaine, coordonnateur, etc.), vous pouvez dédier des tâches à chacun de ces rôles, plutôt qu'à une personne spécifique. 

Questionnaires:

Créez des gabarits de questionnaires de lancement. 

Questions:

Créez une banque de questions dédiées à l'élaboration de questionnaires de lancement. 

Paramètres

Exportation:

Exportez vos contacts dans un fichier cvs. 

Paramètres:

Personnalisez vos paramètres. 

Journal d'activité:

Suivez l'activité de vos utilisateurs dans Cobalt. 

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